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認可地縁団体の総会開催に関するお知らせ

認可地縁団体の総会の開催

 認可地縁団体は、規約の定めるところにより、少なくとも毎年1回は通常総会を開催する必要があります。(地方自治法第260条の13)

 また、すべての会員(構成員)の表決権は平等であることから、世帯で1票ではなく、会員個人(未成年を含む。)で1票となります。(地方自治法第260条の18第1項)
※団体の規約で、特定の事項について世帯で1票とすることを設けている場合もありますが、代表者の変更や規約の変更等については、必ず会員(個人)で1票となります。

 昨今の新型コロナウィルスの感染拡大防止対策等により、多くの会員が集まって総会を開催することが困難な場合は、「書面表決」や「委任状」を活用する方法があります。
 各団体の規約や状況に応じた方法をご検討ください。

【認可地縁団体ではない自治会、町内会等の総会について】

 認可地縁団体ではない自治会、町内会等についても、団体の規約等によっては、書面表決や委任状の活用により議決する方法も可能かと思います。必要に応じて、当ホームページ資料を参考としてください。
※委任の方法は、認可地縁団体とは異なる場合があります。

書面表決

 あらかじめ通知された事項(議案等)について、書面をもって表決することができます。
 書面表決を行った会員は、総会に出席したものとみなされます。

参考様式(添付ファイル)

  総会書面表決のお知らせ(参考様式) [Wordファイル/20KB]

  書面表決書(認可地縁団体用)(参考様式・記載例) [Wordファイル/28KB]

  書面表決書(自治会、町内会等用)(参考様式・記載例) [Wordファイル/23KB]

  定期総会議事録(認可地縁団体用)(参考様式) [Wordファイル/24KB]

  結果報告書(参考様式) [Wordファイル/24KB]

書面表決を行う流れ

 総会を書面表決で行う一例を紹介します。

  1. 総会書面表決のお知らせ、書面表決書、議案書(総会資料等)を会員に配付する。
  2. 会員から書面表決書を提出してもらう。
  3. 書面表決を集計する。
  4. 回覧等で結果を会員にお知らせする。

表決の委任

 他の会員を代理人として、表決を委任することができます。
 委任を行った会員は、総会に出席したものとみなされます。

参考様式(添付ファイル)

  総会開催のお知らせ・委任状(認可地縁団体用)(参考様式) [Wordファイル/30KB]

  総会開催のお知らせ・委任状(自治会、町内会等用)(参考様式) [Wordファイル/29KB]

 

(参考)総務省Q&A

Q.新型コロナウイルスの感染症の拡大を受けて、認可地縁団体の総会等の開催方法について、どのように対応すればよいでしょうか。

A.認可地縁団体の代表者は、少なくとも毎年一回、構成員の通常総会を開かなければならないとされていますが(地方自治法第260条の13)、総会に出席しない構成員は、書面で、又は代理人によって表決をすることが可能とされています(同法第260条の18第2項)。
 なお、認可地縁団体の構成員は多数に及ぶことに留意が必要ですが、例えば、総会に出席せず、書面で、又は代理人によって表決をする構成員が相当数見込まれる状況において、実際に集まらずとも、出席者が一堂に会するのと同等に、相互に議論できる環境であれば、Web会議、テレビ会議、電話会議などにより総会を開催することも可能と解されます。また、規約により役員会を設置するものとされている場合にも、同様の環境であれば、Web会議、テレビ会議、電話会議などにより役員会を開催することが可能と解されます。

 

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