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認可地縁団体の総会開催に関するお知らせ

認可地縁団体の総会の開催

 認可地縁団体は、規約の定めるところにより、少なくとも毎年1回は通常総会を開催する必要があります。(地方自治法第260条の13)

 また、すべての会員(構成員)の表決権は平等であることから、世帯で1票ではなく、会員個人(未成年を含む。)で1票となります。(地方自治法第260条の18第1項)
※団体の規約で、特定の事項について世帯で1票とすることを設けている場合もありますが、代表者の変更や規約の変更等については、必ず会員(個人)で1票となります。

 昨今の新型コロナウィルスの感染拡大防止対策等により、多くの会員が集まって総会を開催することが困難な場合は、「書面表決」や「委任状」を活用する方法があります。
 各団体の規約や状況に応じた方法をご検討ください。

【認可地縁団体ではない自治会、町内会等の総会について】

 認可地縁団体ではない自治会、町内会等についても、団体の規約等によっては、書面表決や委任状の活用により議決する方法も可能かと思います。必要に応じて、当ホームページ資料を参考としてください。
※委任の方法は、認可地縁団体とは異なる場合があります。

参考様式(添付ファイル)

  総会書面表決のお知らせ(参考様式) [Wordファイル/20KB]

  書面表決書(認可地縁団体用)(参考様式・記載例) [Wordファイル/28KB]

  書面表決書(自治会、町内会等用)(参考様式・記載例) [Wordファイル/23KB]

  定期総会議事録(認可地縁団体用)(参考様式) [Wordファイル/24KB]

  結果報告書(参考様式) [Wordファイル/24KB]

 

書面又は電磁的方法による決議の規定の創設

 令和4年8月20日から、総会を開催せずに書面又は電磁的方法(電子メール、Webサイト、アプリケーション等を利用した表決、磁気ディスク等の記録媒体を提出する)で決議をすることができるようになりました。総会を書面表決で行う一例を紹介します。

電磁的方法(1)(2回の書面決議)

 本来であれば総会において決議すべき事項について、総会を開催せず電磁的方法による決議を行うことについて構成員に確認し、全員の承諾が得られた場合には、総会を開催せずに、決議事項についての賛否を問い、書面又は電磁的方法により決議を行うことができます。この場合、書面又は電磁的方法による決議を行うことについて、構成員全員の承諾を得る必要があり、1人でも反対がある場合は、従来どおり総会を開催しなければなりません。
 つまり、(1)総会を開催しないための承諾、(2)議決事項の賛否、併せて2回の書面決議が必要となります。
 なお、議決事項の賛否については、構成員の4分の3以上の賛成で可決したこととなります。

電磁的方法(2)(1回の書面決議)

 本来であれば総会において決議すべき事項について、構成員全員の書面又は電磁的方法による合意があり、当該決議事項について構成員全員の賛成の意思が確認できた場合には、当該合意をもって書面又は電磁的方法による決議があったものとみなすことができます。この場合、その決議事項について全員が賛成しない限り可決したことにならず、1人でも反対がある場合は、従来どおり総会を開催しなければなりません。

 

表決の委任

 他の会員を代理人として、表決を委任することができます。
 委任を行った会員は、総会に出席したものとみなされます。

参考様式(添付ファイル)

  総会開催のお知らせ・委任状(認可地縁団体用)(参考様式) [Wordファイル/30KB]

  総会開催のお知らせ・委任状(自治会、町内会等用)(参考様式) [Wordファイル/29KB]

 

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